【地域包括支援センター事例】机のメモ山積み問題がゼロに！LINE WORKSで変わる介護の情報共有術

介護現場の情報共有には、使い慣れた操作感の「LINE WORKS」が最適です

外出が多い介護現場での「情報共有の漏れ」や「個人LINEを使うセキュリティの不安」は、ビジネス版LINEであるLINE WORKSを導入することで解決できます。使い慣れた操作感で誰でもすぐに使え、連絡の抜け漏れがなくなるため、業務効率が劇的に向上します。

地域包括支援センターの「あるある」なお悩み。情報共有、どうしていますか？

訪問などの外出業務からセンターに戻ると、自分のデスクに「電話の折り返しのお願い」や「申し送り事項」などの付箋・メモが山積み…。そんなご経験はありませんか？
毎日忙しく飛び回る介護現場では、スタッフ間や関係機関、ご家族とのスムーズな情報共有が大きな課題となっています。かといって、プライベートのLINEを業務で使うのは、個人情報漏洩のリスクがありとても危険です。

LINE WORKSとは？介護現場に導入される理由

LINE WORKSとは、仕事用に作られたセキュリティの高い「ビジネス版LINE」のことです。
機能や画面の見た目が普段使っているLINEととても似ているため、違和感が少なく、デジタルに不慣れな職員でもマニュアルなしですぐに使えるのが最大の特徴です。

LINE WORKSの「非営利団体向け特別プラン」とは？

通常は人数制限などがありますが、特定非営利活動法人（NPO法人）や小中高のPTA、ボランティア団体、地域の医師会などの「任意団体」を対象とした「非営利団体向け特別プラン」を利用すると、以下の機能が期間限定・お申し込み無料で利用できます。

最大1,000人まで無料で登録・利用可能（通常のフリープランは30人まで）
50GBの大容量ストレージがサービス利用のために提供される
トーク（チャット）だけでなく、掲示板・カレンダー・タスク・アンケート・アドレス帳などの基本機能がすべて無料で揃っている

⚠️ 申請前に必ずチェック！対象外となる団体

本プランはすべての非営利組織に適用されるわけではありません。以下の団体は適用の対象外となりますのでご注意ください。

公益法人、社会福祉法人、学校法人、医療法人、労働組合、協同組合
非営利要件を満たしていない一般社団法人や一般財団法人

【事例紹介】北広島市にし高齢者支援センター様（地域包括支援センター）の業務改善

今回は、実際にLINE WORKSを導入して業務効率化を実現した「北広島市にし高齢者支援センター」様（北海道）の事例をご紹介します。
同センターでは2024年1月の時点で、外勤から戻ると机にメモが沢山貼ってある状態でした。また、職員間の情報共有に通常のLINEを活用していましたが、セキュリティ面に不安を抱えていたそうです。そこで、近隣の包括・居宅向けに勉強会を開催し、LINE WORKSの導入に至りました。

用途別の「トーク機能」で連絡の抜け漏れを防止

社内の情報共有においては、目的別にトークルーム（グループ）を作成し、カテゴリで運用することで、情報を整理して管理しています。
行政からの情報は、庁内で唯一インターネットに接続されたパソコンに届きます。それを確認した職員が、該当するトークルームへ転送することで、情報共有がスムーズになりました。

電話の折り返し依頼
研修情報の共有
事業のイベント情報
行政や他機関からの連絡

利用者やご家族との連携もスムーズ＆安全に

＜導入前＞

就労されているご家族も多いため、従来はご家族との連絡調整に多大なる苦慮をしておりました。

＜導入後＞

2024年5月の導入以降は、関係機関のみならず利用者やご家族とも連携したことで、互いに都合の良い時間帯にメッセージでの連絡が可能となり、対応時間を大幅に短縮することができました。
現在は社内にとどまらず、LINE WORKS上で社外の関係者とも積極的に連携を図っています。

利用者本人：17名
家族：34名
その他：22名

これらの方々と、訪問日の調整を行ったり、病院の処方箋の写真を送受信したりと、外部とのやり取りにも大活躍しています。

掲示板」と「自分メモ」で情報を一元管理

「掲示板」機能の試験的導入

トーク機能ではメッセージが流れてしまうため、重要情報の見逃しを防止する目的で導入しています。（例：処遇改善加算変更の周知など）
従来は紙媒体でファイリングを行っていたため、閲覧の順番を待つ必要がありました。
今回、「掲示板」へ情報を掲載したことにより、各自の都合に合わせて確認することが可能となりました。

「自分メモ」機能の活用

自身のみが所属する、1人用のグループを活用しています。
個人的な備忘録として、手帳や紙のメモ帳の代替として役立てています。

ワンポイントアドバイス：導入を失敗しないためのコツ

にし高齢者支援センター様では、職員7名分のアカウントに加え、「緊急用スマホ端末」用に1つのアカウントを付与し、計8アカウントで運用されています。
これは現場目線で非常に素晴らしい工夫です！共有の端末に専用アカウントを入れておくことで、当番の職員が変わっても「アカウントを切り替える操作なしに、即座に情報を確認できる」ようになります。

現場での「毎回ログインし直す」「切り替える」といったちょっとした手間は、ICTが定着しない大きな原因になります。こうした小さな工夫を重ねること、そしてまずは少人数から無理なく試してみることが、導入を成功させるカギです。