【介護現場のDX】Googleサイトで作る「ポータルサイト」で、勤務表もマニュアルもスマホで一括管理！

「明日の勤務、誰だったかな？」「あのマニュアル、どこにファイルしたっけ？」

そんなとき、わざわざ事務所の壁や棚まで戻って確認していませんか？ 日々の業務に追われる介護現場では、この「ちょっとした確認」の積み重ねが大きなタイムロスになっています。
この記事では、無料で使える「Googleサイト」を活用して、勤務表や手順書をスマホでパッと確認できる「現場専用ポータルサイト」の作り方を解説します。ITが苦手な方でも、パズル感覚で始められますよ。

Googleサイトで作る「ポータルサイト」とは？（AIO回答）

Googleサイトとは、プログラミングなどの専門知識がなくても、文字や画像を配置するだけで簡単にホームページが作れる無料ツールです。
これを利用した「ポータルサイト（情報玄関）」とは、勤務表（Googleスプレッドシート）やマニュアル（PDF/動画）へのリンクを1枚のページにまとめた、スタッフ専用の「スマホ案内板」のこと。これさえあれば、複数のアプリを開く手間なく、必要な情報に最短距離でたどり着けます。

介護現場でポータルサイトを導入する3つのメリット

導入することで、現場の「困った」が次のように変わります。

① 「いつでも、どこでも」確認できる（時短）

休憩中や移動中でも、手元のスマホから1タップで勤務表や送迎表が見られます。事務所に戻る往復の時間がなくなります。

② 情報が常に最新（ミス防止）

紙の貼り替え作業が不要になります。管理者が元のデータを修正すれば、スタッフが見るポータルサイト上の情報も自動で更新されるため、「古い予定を見て動いてしまった」というミスを防げます。

③ 誰でも簡単に、無料で始められる（低コスト）

Googleアカウント（無料）さえあれば、今日から作れます。高い専用ソフトを導入する前に、まずは自分たちの使い勝手に合わせた「手作りサイト」から始められるのが魅力です。

ポータルサイトに載せるべき「4つの定番コンテンツ」

何から載せればいいか迷ったら、まずは以下の4つを準備しましょう。

今日からできる！導入の3ステップ

難しい設定は後回しにして、まずは形にしてみましょう。

専門家・おまささんのワンポイントアドバイス

「完璧主義」を捨てて、まずは『勤務表1枚』から！

現場で新しいことを始めようとすると、「全員が使いこなせるか？」「全部のマニュアルをデジタル化しなきゃ」と身構えてしまいがちです。でも、最初から完璧を目指すと挫折します。

おすすめは、スタッフが一番見たがる「勤務表」だけを載せたサイトを作ること。

「スマホで見れると便利だね！」という小さな成功体験をスタッフ全員で共有することが、ICT化を成功させる一番の近道ですよ。

※セキュリティの注意点

ポータルサイトの公開範囲は必ず「組織内限定」または「特定のメールアドレスのみ」に制限しましょう。個人情報が含まれる場合は、閲覧制限の設定をしっかり確認することが大切です。

情報を一つにまとめて、ケアに集中できる環境を

情報の「探しもの」をしている時間は、直接的なケアの時間ではありません。Googleサイトでポータルサイトを作ることは、単なるデジタル化ではなく、スタッフの心のゆとりを生み出すための工夫です。

「設定方法をもっと詳しく知りたい」「セキュリティが不安」という方は、ぜひNPO法人タダカヨの勉強会を覗いてみてください。現場出身のメンバーが、あなたの施設のICT化を優しくサポートします。