【Googleサイト活用事例】介護現場のバラバラな情報を1つに！タダサポ流・自作ポータル構築ケース3選

介護現場では、日々大量の情報が飛び交います。研修資料、事故報告、行事の案内……。「あの資料、どこにあったっけ？」と探す時間は忙しいスタッフの大きな負担になっていませんか？

「便利なツールは使いたいけれど外注する予算はないし、難しい設定は無理……」。そんな悩みを抱える多くの事業所が選んでいるのがGoogleサイトです。今回は、タダサポ（無料IT相談）が実際に支援したGoogleサイトによる業務改善事例をまとめてご紹介します。

Googleサイトとは？介護現場に最適な3つの理由

Googleサイトは、専門知識がなくてもパズル感覚でホームページや社内サイトが作れる無料ツールです。介護現場で重宝される理由は以下の3点に集約されます。

• 完全無料： Googleアカウント（Gmail）があれば、サーバー代やソフト代は一切かかりません。
• 直感操作： 文字を打つ、画像を置く、動画を貼る……といった操作がドラッグ＆ドロップで完結します。
• 高度なセキュリティ： Google Workspaceの機能を活用すれば、「職員だけが見られる社内限定サイト」も簡単に構築できます。Googleサイトは、専門知識がなくてもパズル感覚でホームページや社内サイトが作れる無料ツールです。介護現場で重宝される理由は以下の3点に集約されます。

【ケース1】まずはここから！「事業所公式ホームページ」の立ち上げ支援

相談内容（Before）

「自社のホームページを作りたいが、何から手をつけていいか分からない」というご相談をいただいた、ある小規模な事業所様。ITに不慣れなスタッフが多く、最初のアカウント作成から不安を抱えられていました。

タダサポの提案（Action）

オンライン会議でのトラブル（マイクの不調）が発生した際も、即座に電話と画面共有を併用してサポートを継続。

• 事業所用Gmailアカウントの新規取得を画面共有でステップごとにレクチャー。
• Googleサイトを立ち上げ、ホームページの「骨組み」をその場で一緒に作成しました。

改善結果（After）

わずか1時間のサポートで、ホームページの土台が完成。スタッフ自らが「自分たちの手で更新できる」という自信を持たれ、情報発信の第一歩を低コストで踏み出すことができました。

【ケース2】脱・紙マニュアル！「社内専用ポータル」で情報の一元化

相談内容（Before）

「報告書はスプレッドシート、マニュアルは紙、周知は掲示板……。情報がバラバラで管理しきれない」という、中規模事業所様からのご相談です。

タダサポの提案（Action）

Googleサイトを「社内ポータル（玄関口）」にする運用を提案しました。

• Googleフォームとの連携： サイト内に報告用フォームを埋め込み、入力すると自動でスプレッドシートに蓄積される仕組みを構築。
• 権限の切り分け： セキュリティ面を考慮し、外部には見せない「共有設定」の方法を詳しくレクチャーしました。

改善結果（After）

「ここを見れば全ての業務にアクセスできる」という環境が整い、資料を探す時間が大幅に削減。情報の透明性が高まり現場の混乱が解消されました。

【ケース3】専門職向け！「研修動画・資料」のオンデマンド共有

相談内容（Before）

栄養士などの専門職スタッフへ最新の知識や手順を効率的に共有したいという悩み。全員を集めて研修を行う時間が取れず、教育の質にバラつきが出ていました。

タダサポの提案（Action）

動画を活用した「学びのライブラリ」作成をサポートしました。

• Googleドライブに保存した研修動画を直接Googleサイト内に埋め込む方法を伝授。
• 現場で即座にアクセスできるようスマホのホーム画面にサイトの「ショートカットアイコン」を作成する手順を共有しました。

改善結果（After）

スタッフが移動中や休憩中の隙間時間にスマホで動画を確認できるように。専門スキルの平準化が図れるとともに「いつでも確認できる安心感」が現場に生まれました。

失敗しないための「運用のコツ」

Googleサイトを導入する際、共通して大切なポイントが2つあります。

セキュリティの切り分け

「世界中に公開するページ」と「職員だけに見せるページ」をしっかり分け、個人情報が漏れない設定を最初に行いましょう。

アクセスの簡略化

PCから開くのは面倒なものです。スタッフのスマホにショートカットを作成し、ワンタップで開けるようにすることが定着の鍵です。

ひとりで悩まず、まずは「仕組み」の相談を

「IT導入」と聞くと身構えてしまいますがGoogleサイトのような無料ツールを少し工夫するだけで介護現場の負担は劇的に軽くなります。

「うちの事業所でもできるかな？」「具体的な作り方を教えてほしい」と感じたら、ぜひタダサポへご相談ください。設定のサポートから運用ルールの作成まで現場に寄り添って伴走いたします。