施設ケアマネの議事録・記録業務をGeminiとNotebookLMで効率化！大阪介護支援専門員協会の出張タダスク事例
施設ケアマネの記録業務をAIで劇的改善
施設ケアマネジャーの大きな負担となっている「会議の議事録作成」や「記録の入力・修正業務」は、Googleが提供する無料の生成AIツール「Gemini（ジェミニ）」や「NotebookLM」を活用することで大幅に効率化できます。音声文字起こしデータの要約や、外国人スタッフが入力した記録の自然な日本語への変換などを、コストをかけずに即座に実践可能です。本記事では、大阪介護支援専門員協会で開催された「出張タダスク」の実践事例を元に、具体的な導入手順と効果を解説します。
委員会・会議・記録…施設ケアマネの「時間が足りない」悩み
「運営委員会に担当者会議、毎日のように会議があり、そのたびに議事録を作らなければならない」 「利用者様と向き合いたいのに、パソコンに向かっている時間の方が長い」
施設ケアマネジャーの皆様、日々このようなお悩みを抱えていませんか？ 特に施設では、運営基準で定められた多くの委員会や会議があり、その記録作成業務は膨大です。また、ケアプランの質を担保するためには、現場スタッフの記録内容を正確に把握し、統合していく必要があります。
「記録業務を少しでも楽にしたい」。その切実な願いに応えるため、大阪介護支援専門員協会 職能対策部様のご依頼により、NPO法人タダカヨの「出張タダスク（デジタル活用支援）」が開催されました。
基礎知識：無料で使えるAI「Gemini」と「NotebookLM」とは？
今回の研修で活用した2つの主要ツールについて、専門用語を使わずに解説します。
Gemini（ジェミニ）
Googleが提供する対話型のAIです。人間とチャットするように質問を投げかけると、文章の作成、要約、翻訳、アイデア出しなどを行ってくれます。
得意なこと: 「この文章を丁寧に直して」「この内容を箇条書きでまとめて」といった指示への対応。
NotebookLM（ノートブック エルエム）
手持ちの資料（PDFやWord、文字起こしテキストなど）を読み込ませることで、その資料専用のAIアシスタントを作れるツールです。
得意なこと: 「昨日の会議の文字起こしデータ」を読み込ませて、「決定事項だけを抜き出して議事録にして」と指示すること。嘘の情報（ハルシネーション）が混じりにくいのが特徴です。
【事例背景】大阪介護支援専門員協会様が抱えていた課題
今回、出張タダスクをご依頼いただいた大阪介護支援専門員協会様には、施設ケアマネ特有の明確な課題がありました。
課題1：膨大な会議録作成と「記録の質」の確保
施設ケアマネは多くの会議に出席し、記録を残す必要があります。しかし、単に文字を打つだけでなく、現場の看護・介護記録から必要な情報を拾い上げ、ケアプランに反映させる高度な情報処理が求められます。「記録業務に追われて時間が圧迫されている」のが現状でした。
課題2：外国人スタッフの記録支援
現場では外国人スタッフの活躍が増えています。しかし、彼らが懸命に入力した記録文章は、時としてニュアンスが伝わりにくいことがあります。ケアマネジャーがそれを適切な日本語に修正・変換する作業が発生しており、新たな負担となっていました。
課題3：横のつながりの希薄さ
施設内業務に追われ、他の施設のケアマネジャーと交流する機会が少なく、悩みを一人で抱え込みがちでした。
【解決策】出張タダスクで実践した「明日から使える」AI活用術
2025年12月20日、大阪市中央区にて開催された研修会には29名の施設ケアマネジャーが参加しました。 単なる座学ではなく、タダカヨ講師陣（チホホ、のぐっち、シロロ等）のサポートのもと、実際に自分のスマートフォンやPCでAIを動かす「実践型ワークショップ」を行いました。
- ステップ1：Googleアカウント取得とAIの基本操作
- まずは「AIへの心理的ハードル」を下げることからスタート。「怖い」「難しそう」という意識を取り払うため、Googleアカウントを使ってGeminiにログインし、簡単な挨拶や献立を考えたり日常的な質問を投げかける体験を行いました。
- ステップ2：NotebookLMで会議録を瞬時に要約
- 次に、最も負担の大きい「議事録作成」の効率化です。 長文の会議テキストデータをNotebookLMに読み込ませ、「この会議の決定事項を3つにまとめてください」「次回のTODOリストを作成して」と指示。数秒で的確な要約が生成される様子に、会場からは驚きの声が上がりました。
【成果と声】「業務に希望が持てた」参加者のリアルな反応
研修後のアンケートでは、参加された皆様から熱量の高い感想をいただきました。
「とっても面白かったです。業務に希望が持てました。」
「AIを初めて使いました。こんなに便利なんだとびっくりしました。日常使いして慣れるところからやってみたい。」
システム導入の権限がない私でも自分の工夫だけで改善できることが分かった。」
「もっと時間が欲しい、教えて欲しいと思いました。」
また、研修後半の「交流会」では、施設ごとの悩みを共有。「一人ケアマネで相談できず不安だったが、心強く感じた」という声も聞かれ、デジタルの学びが「人とのつながり」を生むきっかけにもなりました。
まずは無料ツールから「小さく」始めよう
今回の事例が示す通り、高額なシステムを導入しなくても、無料の汎用AIツール（GeminiやNotebookLM）を工夫して使うだけで、施設ケアマネジャーの業務負担は確実に減らすことができます。
明日からできるファーストステップ
Google Geminiを開いてみる: まずは「時候の挨拶」の作成など、簡単な業務からAIに頼んでみてください。
プロンプト（指示）を工夫する: 「介護記録として整えて」「要約して」など、具体的な役割を与えるとうまくいきます。
貴施設の「困った」をタダカヨがサポートします
「うちの地域でも研修をやってほしい」「もっと具体的な使い方を知りたい」という方は、ぜひNPO法人タダカヨへご相談ください。全国の「出張タダスク」で、皆様の業務改善を伴走支援いたします。
