介護現場のkintone活用術｜「何から始める？」への答えは、利用者情報の共有！
「kintone（キントーン）が便利だと聞いたけれど、何から手をつければいいのかわからない……」
そんな悩みを持つ介護現場のリーダーや職員の方は少なくありません。
日々の業務では、紙の台帳、ホワイトボード、口頭での申し送りなど、情報がバラバラに存在しています。必要な情報を探すだけで一苦労し、結果として残業が増えてしまうことも。
結論からお伝えすると、介護現場でのkintone活用は「利用者情報の共有」から始めるのが正解です。さらに、現場で使われているチャットツール「LINE WORKS」などと連携させることで、情報の伝達スピードは劇的に向上します。
今回は、初心者の方でもスムーズに導入できるkintone活用術をご紹介します。
なぜkintoneが介護現場の「記録」に向いているのか
kintoneは、一言で言えば「自分たちの業務に合わせたアプリが簡単に作れるツール」です。なぜ数あるソフトの中でkintoneが介護現場に選ばれるのでしょうか。
現場に合わせた画面設計ができる
プログラミングの知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで入力画面を作れます。「スマホでチェックを入れやすくする」「特記事項を大きく表示する」など、現場の使い勝手を優先したカスタマイズが可能です。
情報の「見える化」と「検索性」
過去の経緯やご家族の意向、ADL（日常生活動作）の変化などが、検索ひとつですぐに見つかります。分厚いファイルから特定の日の記録を探す時間は、もう必要ありません。
セキュリティと安心の管理
個人情報を扱う介護現場では、紙の管理よりもアクセス権限を細かく設定できるデジタル管理の方が、実は安全性が高いというメリットもあります。
基本の「利用者情報・記録」をデジタル化しよう
まずは欲張らず、最も参照頻度の高い「利用者基本情報」と「日々の介護記録」の集約から始めましょう。
具体的な活用シーン
例えば、訪問先や居室内で「利用者様の最近の体調はどうだったかな？」と気になったとき、手元のタブレットやスマホからkintoneを開きます。そこには、他職種が入力した最新の様子がリアルタイムで反映されています。
導入で得られるメリット
- 「情報の分断」がなくなる： 事務所に戻らなくても、その場でサッと記録の入力や確認ができます。
- 同時並行で確認できる： 一人が紙の台帳を使っている間は他の人が見られない、という「待ち時間」がゼロになります。
最強の組み合わせ「kintone × LINE WORKS」連携
kintoneに情報を集約しても、忙しい現場では「わざわざアプリを開いて確認する」こと自体が手間に感じてしまうことがあります。そこで威力を発揮するのが、ビジネスチャット「LINE WORKS」との連携です。
チャットに通知が届くから見逃さない
kintoneで「ヒヤリハット報告」が作成されたり、「体調変化」の記録が更新されたりした瞬間に、LINE WORKSへ通知が飛ぶように設定できます。
連携による劇的な変化
- スピード感のある共有： 「〇〇さんの血圧が少し高いです」といった重要な変化が、即座にチーム全員のスマホに通知されます。
- 「kintoneを見る習慣」をサポート： 通知のリンクをタップするだけで該当のkintone画面が開くため、操作のハードルがぐっと下がります。
講師トモゾウのワンポイントアドバイス：小さく始めて、現場の「嬉しい」を積み上げる
介護ICTの専門家として多くの現場を見てきたトモゾウさんは、こうアドバイスしています。
「最初から全ての業務をデジタル化しようとすると、現場は混乱してしまいます。まずは『これがあったら便利だな』と思う小さな名簿作りから始めてみてください。
大切なのは、職員が『情報を探す手間が省けて楽になった！』と実感すること。その小さな『嬉しい』の積み重ねが、ICT活用を定着させる一番の近道です。」
ITは、より良いケアを届けるための「道具」です
kintoneとLINE WORKSを活用する目的は、決して効率化だけではありません。
事務作業や情報の探し物に費やしていた時間を削減し、その分、利用者様と向き合い、質の高いケアを提供する時間を生み出すことに真の価値があります。
「何から始めればいいか迷っている」という方は、まずは利用者情報の共有という小さな一歩から踏み出してみませんか？
