え？PDFって書き込みができるの？

「いただいたFAX照会の用紙、手書きで書いて、またFAXしなおすのが面倒」
「市のPDFで出力された資料。直接PC上で書き込めれば楽なのに…」

介護現場の皆さんは、この様な時、どうされていますか？ PDFは書き込みができないから、と一度紙に印刷して、手書きで書いてから、もう一度スキャンしてパソコンに取り込んだり、FAXをしたり…そんな「ひと手間」に、貴重な時間を奪われていないでしょうか。

実は、新しくソフトをインストールしなくても、「Adobe Acrobat オンラインツール」を使えば、今お使いのインターネットブラウザ上で、無料でカンタンにPDFへ文字を書き込むことができます。

この記事を読めば、今日からPDFの修正やメモ書きが劇的に楽になり、業務時間を減らすヒントも見つかりますよ。

Adobe Acrobat オンラインツールとは？

「Adobe Acrobat オンラインツール」とは、PDFというファイル形式を作ったアドビ社が提供している、インターネット上でPDFを編集できる無料サービスのことです。

「PDF編集」とは、本来書き換えができないPDFファイルに対して、後から文字を追加したり、線を引いたり、印鑑代わりの署名を入れたりすることを指します。パソコンが苦手な方でも、クリックと入力だけで直感的に操作できるのが特徴です。

ICTを取り入れることで、日々の業務がどのように変わるのか、Before/Afterで見てみましょう。

それでは、具体的な手順を解説します。

Adobe Acrobat オンラインツールのページにアクセスし、「ファイルを選択」ボタンを押して、編集したいPDFを選びます。
※Googleアカウントなどで無料ログインすると、編集したファイルを保存できるようになり、より便利です。

画面左側のツールバーから、目的に合ったアイコンを選びます。

編集が終わったら、右上の「ダウンロード」ボタンを押し、タイトルをつければ完了です。そのまま相手にメールで送ることも可能です。必要に応じて印刷してください。

初めてPDF編集に挑戦する際に、失敗しないためのポイントをお伝えします。

編集する前に、元のファイルをコピーして「バックアップ」を取っておきましょう。間違えて上書きしてしまっても安心です。

利用者の個人情報が含まれるファイルを扱う際は、信頼できるメーカーのツールを使うことが鉄則です。

パスワードがかかっているPDFは、文字入力ができない場合があります。その場合は、作成者に確認してみましょう。

文字サイズの変更 入力したテキストは、ボタン一つで大きくしたり小さくしたりできます。強調したい部分も一目でわかるように調整可能です。
コピー＆ペーストの活用 別の場所にある言葉や文章をコピーして持ってくることができるため、入力ミスを防ぎ、作業時間を短縮できます。
手書き文字の再利用 フリーハンドで書いた自筆の文字やサインは、一度登録するだけでOK。必要な時にいつでも呼び出して、繰り返し使用できます。
よく使う申請書などは、ご自身の居宅名やお名前を入力の上、お使いのPCやクラウド上でDownload保存をしておけば2回目以降わざわざ再度の入力をせずに済みますよ。