【介護×Google活用事例】事務作業を1/4に短縮！タダサポが提案する「現場が変わる」IT活用術
介護現場のICT化が進む中、「高価なシステムを導入したけれど使いこなせない」「結局、手書きや二重入力に追われている」という悩みは絶えません。
「タダサポ（無料IT相談）」には、そんな現場の切実な声が日々寄せられています。実は、多くの悩みはGoogleフォームやスプレッドシートといった身近なツールの「使い方」を少し工夫するだけで解決できるのです。
今回は、タダサポが実際にサポートした解決事例を厳選してご紹介します。
介護現場でGoogleツールを活用する3つのメリット
Googleツールを介護現場に導入すると、以下の3つの大きな変化が生まれます。
- 転記作業の撲滅： フォームから入力したデータが自動で集計表や書類に反映され、打ち直しの手間がなくなります。
- 情報のリアルタイム共有： 誰かが更新した情報は、PCやスマホから即座に全員が確認可能。報告のタイムラグがなくなります。
- コストの最小化： 基本的な機能は無料で利用できるため、多額の予算をかけずに専用システムに近い利便性を手に入れられます。
タダサポ解決事例集：現場の「困った」を解決した10のケース
入力・転記のストレスをゼロにする
事例A：アセスメントシートの入力効率化（訪問介護・居宅介護）
- 【相談内容】: アセスメントシートの作成に時間がかかりすぎている。過去のデータや認定情報を何度も書き写すのが苦痛。
- 【提案】: Googleフォームを入力インターフェースとして活用。また、Googleレンズを使って紙の「認定情報」をテキスト化して取り込む方法を提案しました。
- 【改善結果】: 8時間かかっていた事務作業が2時間に短縮（75%カット）。転記ミスも激減しました。
事例B：研修の「出欠確認・申込」自動化
- 【相談内容】: 地域での勉強会を開催する際、FAXや電話での申し込み集計が大変。
- 【提案】: 申し込み用のGoogleフォームを作成し、スプレッドシートと連携。あわせてPDFの申込書に直接デジタルで書き込む方法をレクチャーしました。
- 【改善結果】: 集計作業がゼロになり、名簿作成もボタン一つで完了するようになりました。
シフト管理・連絡の混乱を防ぐ
事例C：「休み希望収集システム」の構築（通所介護）
- 【相談内容】: 職員の休み希望をバラバラに受け取っているため、シフト表にまとめるのが一苦労。
- 【提案】: フォームで休み希望を収集し、スプレッドシート内でFILTER関数やQUERY関数を用いて、年月を選択するだけで自動でカレンダー形式に表示される仕組みを構築しました。
- 【改善結果】: シフト作成担当者の負担が大幅に軽減。転記ミスや希望の漏れによるトラブルもなくなりました。
事例D：LINE WORKSとのAPI連携による通知の自動化
- 【相談内容】: チャットツール（LINE WORKS）を使っているが、より高度な自動通知機能（Bot）を導入したい。
- 【提案】: Google Apps Script（GAS）を活用し、システム側のアップデートに伴うプログラムの改修をオンライン（クイックアシスト等）で伴走サポートしました。
- 【改善結果】: 現場のIT担当者が自らシステムをメンテナンスできる体制が整いました。
「いまさら聞けない」PC活用の基礎と安全対策
事例E：安全なメールの一斉送信（BCC）
- 【相談内容】: 外部のケアマネジャーへ一斉に案内を送りたいが、誤送信による個人情報漏洩が怖い。
- 【提案】: Gmailでの正しいBCC送信の方法と、送信前にチェックすべきポイントを研修形式でご案内しました。
- 【改善結果】: 職員のITリテラシーが向上し、安全に外部連携ができるようになりました。
運用のコツ：失敗しないための共通ポイント
多くの事例を見てきたタダサポが考える、成功の秘訣は2つです。
「使い慣れたツール」と組み合わせる
既存の介護ソフト（ワイズマン等）で管理しているデータと、Googleスプレッドシートをうまく連携させることが重要です。例えば、関数（VLOOKUPや、より柔軟なXLOOKUP）を使って、ソフトから出したデータを自動参照させるだけでも効率は劇的に変わります。
保守のしやすさを優先する
複雑すぎるシステムは、作った人しか直せなくなります。タダサポでは、現場の担当者が後から自分たちで修正できる「シンプルでメンテナンスしやすい仕組み」を推奨しています。
ひとりで悩まず「タダサポ」へご相談ください
「ICT化が必要なのはわかっているけれど、何から手をつければいいかわからない」 「便利なツールを導入したのに、現場が混乱している」
そんな時は、ひとりで抱え込まずに「タダサポ」にご相談ください。 私たちは、単にツールを勧めるのではなく、貴施設の現在の運用に寄り添い、現場の皆さまが「これなら使える！」と思える解決策を一緒に作り上げます。
