【Googleカレンダー介護活用事例】共有の「権限エラー」を解消し、複数予定を自動集約するコツ：タダサポ解決ケース2選
介護現場において、スタッフの訪問スケジュールや通所者の送迎管理、会議の調整など、「誰が・いつ・どこで・何をしているか」を把握することは業務効率化の第一歩です。
しかし、いざGoogleカレンダーを導入しても、「相手の予定が見られない」「設定方法がわからない」といった壁にぶつかり、結局ホワイトボードや紙の管理に戻ってしまうケースも少なくありません。
この記事では、ICT支援サービス「タダサポ」に寄せられた相談事例をもとに、Googleカレンダーを現場に定着させるための具体的な解決策を紹介します。
介護現場でGoogleカレンダーを導入する3つのメリット
Googleカレンダーを正しく活用すると、介護業務は以下のように変わります。
- リアルタイムな情報共有： 事務所に戻らなくても、スマートフォンから他スタッフの空き状況を確認できます。
- ダブルブッキングの防止： 担当者ごとの予定を重ねて表示できるため、会議や研修のバッティングを防げます。
- 転記作業の削減： スプレッドシート等と連携させることで、実績管理や集計業務の自動化が可能になります。
【解決事例1】「アクセス権限がありません」を突破！スムーズな共有設定の進め方
【相談内容（Before）】
ある居宅介護支援事業所から、「スタッフ全員の予定を共有したいが、設定がうまくいかない」というご相談をいただきました。 共有したい相手のカレンダーを追加しようと「＋」ボタンを押しても、「アクセスする権限がありません」というエラーが出てしまい、先に進めない状態でした。
【タダサポの提案（Action）】
カレンダーの共有は「見たい側」だけでなく、「見せる側（相手側）」の設定が必要です。タダサポでは以下のステップを提案・支援しました。
- 相手側での設定： 相手のPCで「マイカレンダーの設定と共有」から、特定のユーザー（相談者）に対して閲覧権限を付与する操作をガイド。
- Googleコンタクトの活用： 連絡先（Googleコンタクト）に相手のメールアドレスを正しく登録し、候補としてすぐに出てくるように整理。
- 権限リクエストの送信： 権限がない場合に表示される画面から「アクセス権限のリクエスト」を送信し、相手に承認してもらうプロセスを一緒に確認。
- マニュアルの提供： PCのパスワード忘れなどで作業が中断しても後で確認できるよう、「カレンダー編集・共有方法」の解説スライドを提供しました。
【改善結果（After）】
スタッフ全員の予定がひとつの画面で色分けして表示されるようになりました。 これまで「〇〇さん、午後空いてる？」といちいち電話や口頭で確認していた手間がゼロになり、サービス担当者会議の設定などが劇的にスムーズになりました。
【解決事例2】複数のカレンダー予定をスプレッドシートに一括集約し、管理を効率化
【相談内容（Before）】
複数の拠点やチームを持つ法人本部から、「各担当者のカレンダー（複数ID）に散らばっている予定を、一つのエクセルやシートにまとめて確認・分析したい」という高度な相談がありました。手作業での転記は時間がかかり、ミスも起きやすいのが悩みでした。
【タダサポの提案（Action）】
複数のGoogleカレンダー（カレンダーID）から情報を抽出し、一つのGoogleスプレッドシートに自動で読み込む仕組みを提案しました。
- カレンダーIDの特定： 各カレンダー固有のIDをリスト化し、取得の対象を整理。
- 自動読み込みの実装： プログラミング（Google Apps Script/GAS）等を活用し、ボタンひとつ、あるいは定期的に予定がシートに書き出される設定をアドバイス。
- 一元管理シートの作成： 複数のスタッフの予定が「一つのシート」に時系列で並ぶようレイアウトを整えました。
【改善結果（After）】
転記作業という「生産性のない時間」が消滅しました。 管理者はシートを見るだけで全スタッフの稼働実績や訪問件数を一目で把握できるようになり、月末の集計業務が数時間から数分へと短縮されました。
Googleカレンダー活用で失敗しないためのポイント
事例全体を通して、介護現場でICTを定着させるコツは以下の3点です。
- 「共有範囲」を明確にする： 全スタッフにフル権限を与えるのではなく、「予定の表示のみ（詳細は非公開）」など、プライバシーに配慮した権限設定を行う。
- 操作マニュアルを視覚化する： ITが苦手なスタッフでも迷わないよう、今回提供した「操作説明スライド」のような図解入りの資料を用意する。
- 段階的に進める： 最初から高度な連携（事例2）を目指さず、まずは「予定が見えるようになる（事例1）」という成功体験を積む。
ひとりで悩まず「タダサポ」にご相談ください
「設定画面のどこを押せばいいかわからない」「権限エラーが消えない」といった小さなつまずきが、ICT化を止めてしまう最大の原因です。
タダサポでは、今回ご紹介したようなGoogleカレンダーの共有設定から、スプレッドシートを活用した高度な自動化まで、介護現場に特化した無料サポートを行っています。
- 設定を一緒に進めてほしい
- 自社に合った運用ルールを相談したい
- 操作マニュアルが欲しい
どんな些細なことでも構いません。現場の「困った」を、ぜひ私たちに聞かせてください。
