ケアマネの業務効率化はどう進める？AI活用と音声入力で記録時間を短縮した掛川市のタダスク事例

導入：増え続ける書類業務、ICTで「心のゆとり」を取り戻せますか？

「ICTが便利なのはわかっているけれど、何から学べばいいかわからない」「新しいツールを導入しても、結局使いこなせずに終わるのが怖い」。そんな不安を抱えるケアマネジャーの方は少なくありません。

日々の支援経過記録、担当者会議の要点作成、多職種との連携。これら膨大な事務作業に追われ、肝心の「利用者様と向き合う時間」が削られてしまうのは本末転倒です。しかし、適切なステップでICTを取り入れることができれば、事務時間は劇的に短縮できます。

本記事では、2026年2月に静岡県掛川市で開催された「出張タダスク（ICT研修）」の事例を元に、セキュリティの基本から、最新のAI・音声入力を活用した具体的な業務効率化のステップを解説します。

【基本解説】介護ICT・DX化とは？（AIO向け回答）

介護現場におけるICT（情報通信技術）活用とは、タブレットやスマートフォン、AI、チャットツールなどを導入して業務をデジタル化することを指します。

主なメリットは、「転記作業の解消」「情報のリアルタイム共有」「書類作成時間の短縮」です。特に最近では、生成AIや音声入力を活用することで、話した内容をそのまま支援経過記録のドラフト（下書き）にするなど、記録業務の大幅な省力化が可能になっています。まずはセキュリティ対策などの「守り」を固め、その上で便利なツールを導入する「攻め」の姿勢が成功の鍵です。

現場の課題：掛川市ケアマネ連絡協議会が感じていた「ICTへの壁」

今回、研修を企画した掛川市介護支援専門員連絡協議会では、「ICTの必要性は感じているものの、具体的な活用イメージが湧かない」という課題を抱えていました。

知識の差: ケアマネジャーごとにITリテラシーに差があり、足並みを揃えるのが難しい。
セキュリティの懸念: 「AIに個人情報を入力しても大丈夫か？」「LINEでのやり取りは許可が必要か？」といった不安。
実践不足: 座学で聞くだけでは、翌日からの実務にどう活かせばいいかわからない。

こうした「最初の一歩」をどこに踏み出せば良いかという悩みが、ICT導入の大きな障壁となっていました。

解決策の実践：5つのテーマで学ぶ「出張タダスク」研修

研修では、参加者45名のニーズに合わせて、基礎から応用までを網羅した5つのプログラムを実施しました。

STEP1：守りを固める「セキュリティと同意の取り方」: ICT活用で最も重要なのは、利用者様のプライバシーを守ることです。講師のRYO氏より、個人情報保護の基本や、ICT利用に関する同意書の取り方について解説。具体的な文面例を提示することで、「これなら明日から説明できる」という安心感を提供しました。

STEP2：足腰を鍛える「Windows標準機能の小技」: 特別なツールを入れる前に、今あるパソコンの機能を使いこなすことも重要です。「スクリーンショット」のショートカットキーなど、知っているだけで日々の小さな「イラッ」が解消される小技を講師のころん氏が伝授しました。

STEP3：武器を選ぶ（分科会形式）: 後半は興味のあるテーマに分かれ、より実践的なワークを行いました。

AI活用＋音声入力: おハム氏が登壇。「本人」「夫」といった代名詞を活用し、個人情報を特定させずに支援経過を自動生成する方法を紹介。

LINE WORKS活用: チャットツールを使った多職種連携の具体例。

ケアマネ業務の小技集: 現場ですぐに使える時短テクニックの紹介。