【LINE WORKS活用事例】介護現場の情報共有を劇的に変える3つの方法！申し送り漏れをゼロへ

「誰まで伝わったかわからない」「夜勤者に十分伝わっていない」など、介護現場での情報共有に悩んでいませんか？口頭だけの伝達で終わってしまったり、過去の資料が見つからなかったりといった問題は、多くの施設が抱える共通の課題です。
この記事では、秋田県のサービス付き高齢者向け住宅における実際の改善事例をもとに、 LINE WORKSを活用して情報伝達のムリ・ムダ・ムラを削減し、日々の業務を圧倒的に楽にする方法をわかりやすく解説します。

介護現場の情報共有は「LINE WORKS」が優れている理由

LINE WORKSは、プライベートの連絡ツールと業務を完全に切り離すことで情報漏えいなどのリスクを防ぎつつ、全職員が使い慣れた画面で安全に情報共有できる優れたITツールです。申し送りの漏れを防ぐだけでなく、緊急時の対応やスケジュールの管理まで、現場の課題を一つのアプリでスムーズに解決できる点が大きな強みです。

LINE WORKSとは？介護現場に最適な理由

LINE WORKSとは、施設公式の業務ツールとして活用できる、ビジネス版のLINEです。介護現場に最適な理由は、情報の性質に合わせて機能を使い分けられる点にあります。

トーク機能（フロー情報）

日々の業務連絡や雑多な情報、ちょっとした相談など、スピード感を重視したリアルタイムな意思疎通に適しています。ただし、次々と新しいメッセージが投稿されると過去の情報が「流れてしまう」性質があるため、一時的な申し送りや、今すぐ伝えたい情報のやり取りとして活用するのが基本です。重要な災害・感染情報などが埋もれてしまわないよう、後述する専用グループやノート機能を併用することが大切になります。

ノート機能（ストック情報）

トークルーム内で流れてほしくない重要な話題や議事録を「掲示板形式で新規投稿」し、その投稿に対してメンバーが「コメント（返信）で議論」を重ねることで、1つのテーマに関するやりとりをそのノート内にすべて集約できます。これにより、通常のチャットに会話が埋もれるのを防ぎ、テーマごとに整理されたタイムラインを作ることができます。

LINE WORKSでできること

申し送り漏れの解消（「言った・言わない」がなくなる）

全職員が同じ情報を瞬時に把握できるため、情報共有の質が高まります。紙管理からデジタル共有へ移行することで、転記漏れや確認漏れといったミスも解消されます。

予定の重複・準備漏れを防止

カレンダー機能を使うことで、多職種（介護、看護、相談員、事務、施設長など）で同じ予定を共有できます。面会や受診の予約が重なるのを防ぐだけでなく、送迎、診察券、保険証、薬などの事前準備が確実にできるようになります。

緊急時の迅速な対応

通常のトークルームでは、日々の申し送りや雑多な情報によって、重要な災害・感染情報が埋もれてしまう危険性があります。専用のグループを作成することで、通常業務を止めずに重要な情報だけを集中して共有できます。

【事例紹介】サービス付き高齢者向け住宅でのLINE WORKSの実践活用法3選

ここからは、実際にLINE WORKSを導入して業務改善に成功した、秋田県のサービス付き高齢者向け住宅の事例をご紹介します。
同施設では、管理者、生活相談員、看護職員、機能訓練指導員、介護職員、事務員など、計20名の多職種が連携して働いています。これだけの人数がいると「情報伝達のムラ」が起きやすくなりますが、同施設では以下の3つのステップで課題を解決しました。

Step 1: 「ノート機能」でマニュアルや長文の申し送りをストックする

チャットのような短文ではなく、長文の重要な情報を整理して保存します。

保存する内容の例：新規入居者の基本情報、退院前の事前訪問内容、ご家族との面談記録など。
ルールやFAQの共有：業務マニュアルや「この対応どうする？」といったよくある質問（FAQ）をまとめることで、同じ質問の繰り返しを防止できます。
効果：古い資料を排除して常に「最新版だけ」を共有できるため、「あの資料どこだっけ？」と探す時間を削減できます。

Step 2: 「カレンダー機能」で面会や受診予定を一元管理する

施設のあらゆる予定をカレンダーに登録して共有します。

登録する予定の例：家族面会、オンライン面会、定期受診、臨時受診、訪問診療、買い物、外食、行事参加など。
効果：紙での管理による予約の抜け漏れを防止し、リアルタイムで最新のスケジュールを全スタッフが把握できます。

Step 3: 事故報告・ヒヤリハットを自動通知する（Googleフォーム連携）

入力フォーム（Googleフォーム）で報告書を作成し、LINE WORKSへ自動で通知が届く仕組みを作ります。

今までの課題：職員がフォームに入力した後、管理者が手作業でコピー＆ペーストし、スタッフへ個別に連絡していたため、共有が遅れたり情報が埋もれたりしていました。
改善後：職員がフォームに入力すると、指定したトークルームへ即時自動通知されます。
効果：全員が瞬時に状況を把握できるうえ、既読確認機能で「誰が内容を確認したか」を管理者も把握できます。

導入で失敗しないための運用のコツ

「LINE WORKSは『気づかせる場所』。記録の本体（台帳）にしないこと」トークはどうしても情報が流れてしまいます。正式な記録はGoogleスプレッドシートや介護ソフトに残し、LINE WORKSはあくまで「知らせる場所（通知・周知・確認）」として使い分けることが成功の秘訣です。

施設を円滑に回すための運用ルール例：

最も重要なルール：情報漏えいなどを防ぐため、「個人のLINEを仕事で使わない」こと。
簡潔に：トークは短く簡潔に投稿する。
グループの使い分け：緊急連絡（感染症発生時など）や役職者専用など、目的に応じて専用グループを使用しましょう。過去の対応記録も検索しやすくなるため、緊急時の迅速な対応に繋がります。
配慮：投稿内容は利用者・家族・職員への配慮を忘れないこと。