ケアマネジャーのためのAI議事録入門

～ペーパーワークを減らし、利用者と向き合う時間を取り戻す～

なぜ今、スマホ録音とAI議事録が必要なのか

訪問時のアセスメントや担当者会議で、メモを取ることに一生懸命になるあまり、相手側の表情の変化や、微妙な言葉のニュアンスを見落としてしまうことはありませんか。
また、日中の訪問を終えた後に、メモから記憶を辿って記録を作成するには手間と労力が必要で、残業の原因となっています。

そこで役立つのが、スマートフォンやタブレットを活用した録音機能とAIによる文字起こし機能です。AIを活用すれば、記録作成の時間が大幅に短縮されるだけでなく、速やかな多職種連携にも繋がります。AIは私たちから仕事を奪うものではありません。むしろ、事務作業を効率化することで、ケアマネジャーが本来大切にするべき「利用者と向き合う時間」を取り戻すための、非常に強力なツールとなるのです。

「自分のデバイス」で完結するアプリを選びましょう

AIで訪問時の記録を作成すると聞くと、難しく感じるかもしれませんが、現在は録音から文字起こしまでが切れ目なくできる便利なアプリが揃っています。まずは、お使いの機種に合わせて選んでみましょう。

iPhoneの方：標準搭載されている「ボイスメモ」がおすすめです。iOSを18.4以降にアップデートすれば、アプリ内で録音から文字起こしまで出来ます。無料です。
Google Pixelの方：標準搭載の「レコーダー」を活用しましょう。強力な文字起こし機能が初めから備わっており、すぐに使い始めることができます。これも無料。
Galaxyの方：標準の「ボイスレコーダー」を使いましょう。録音後にボタンをタップするだけで、AIがテキスト化と要約を行ってくれます。
それ以外のAndroidの方：以下の定番アプリを検討してみてください。
・オートメモ（AutoMemo）：操作が非常にシンプルで、ボタン一つで録音が可能です。初心者の方には特におすすめです。
・LINE WORKS AiNote：業務用のラインアプリのオプション的な位置づけで、ユーザーが多いアプリです。高い認識精度を誇ります。

AIの精度を上げ、自然な対話を引き出す「録音の作法」

AIの文字起こし精度は、マイクの性能以上に「録音環境」と「ちょっとした工夫」に左右されます。

「メモを取りながら」で自然な録音を

デバイスをテーブルに置くだけだと、相手が「録音されている」と身構えてしまうかもしれません。そこでおすすめなのが、タブレットのノートアプリを使い、メモを取りながら同時に録音を行う方法です。こうすることで、相手に圧迫感を与えず、自然な対話の流れの中で録音ができます。

マイクの位置を正しく把握する

スマホやタブレットのマイクの位置は機種によって違います。底面以外にも本体の上部、カメラの横など、複数の場所に配置されています。ご自身のデバイスのマイクがどこにあるのか、事前にしっかり確認して、間違ってマイク穴を塞がないように注意しましょう。

おやすみモードの設定

スマホを利用する場合、アプリによっては録音中に電話がかかってくると記録が途切れてしまうものがあります。必要に応じて、開始前に「機内モード」にしておきましょう。

環境の整備

テレビの音などが重なるとAIは上手く認識できず、文字起こしの精度に影響します。録音前に説明し、一時的に音量を下げていただくなどの協力をお願いしましょう。

記録の効率化が「利用者様の命」を守ることに繋がる

アプリが起こしてくれたテキストは、そのままの形で使ってはいけません。

個人が特定できないように配慮して活用しましょう（鉄則）

文字起こしをした後、名前や機関名、地名などは必ず人間の目で置き換え(匿名化)、個人の特定が出来ない形にしてからAIにかけましょう。

AIを使った一瞬の整形

文字起こしされたテキストをChatGPTなどのAIにコピー&ペーストし、「読みやすい文章に修正して」「議事録を作成して」と指示を出してみましょう。あっという間に整った文章に修正してくれます。

迅速な多職種連携へ

録音の目的は、単に正確な記録を取ることだけではありません。記録作業を効率化することで、訪問や会議の内容を速やかに関係職種へ共有できるようになります。このスピード感が、スムーズな多職種連携を可能にするだけでなく、重い病気などで体調変化がしやすい利用者様の生活や、時には命を守ることにも繋がるのです。

個人情報を守るための「同意」と「ツールの選択」

私たちが扱う情報は、極めて重要な「要配慮個人情報」です。以下の配慮は欠かせません。

同意取得の手順

単に録音するのではなく、「より良いケアプランを作るために正確に記録し、速やかに多職種で連携したい」という目的をしっかり伝えましょう。また、いつでも停止できる権利を保障し、事前に了承を得ることが重要です。契約と合わせて、録音やAIを活用した文字起こしの利用について同意の書類を交わしておくことも良いでしょう。

「学習利用」のリスクを確認する

無料のAIツールの中は、入力したデータをAIの精度向上のために学習する仕組みになっているものが多くあります。予め、学習に活用されないように設定しておきましょう。また、あわせて前の項目で紹介した匿名化の作業も行うことで、鉄壁の対策を講じましょう。

オートメモ（アプリ版）：無料プランでもデータを学習に利用しないと明記されており、最初のお試しには比較的安全です。
ChatGPT/Gemini：無料プランでも設定から学習機能をオフにすることができます。
LINE WORKS AiNote：無料プランでは学習機能が外せません。練習で使用感を確かめ、業務で活用する場合は、データを学習させない設定が可能な「有料プラン」の契約を検討しましょう。