ChatGPTで介護の事務負担を軽減！施設だよりやご家族への案内文を時短で作るプロンプト活用術
介護現場では、日々のケアに加えて「施設だより」の作成や、ご家族への「行事のお知らせ」といった文章作成業務が欠かせません。しかし、「季節の挨拶が思い浮かばない」「失礼のない表現になっているか不安」と、パソコンの前で頭を抱えてしまう時間も多いのではないでしょうか。
そんな事務作業の悩みを解決する強力な助っ人が、話題の生成AI「ChatGPT（チャットジーピーティー）」です。
この記事では、ChatGPTを使って、温かみのある施設だよりや案内文を数分で作成するための具体的な「プロンプト（AIへの命令文）」をご紹介します。
なぜ介護現場でChatGPTを使うべきなのか？
ChatGPTを活用する最大のメリットは、「文章のゼロイチ（何もない状態から書き始めること）」のストレスをなくせる点にあります。
- 時間の創出： 1時間かかっていた文章作成が5分で終われば、その分を入居者様とのコミュニケーションやケアの時間に充てられます。
- 表現の幅が広がる： ついついマンネリ化しがちな季節の挨拶も、AIなら多彩なバリエーションを提案してくれます。
- 心理的負担の軽減： 適切な敬語やマナーをAIがサポートしてくれるため、安心して案内文を作成できます。
そのまま使える！シーン別「魔法のプロンプト」
AIから良い回答を引き出すには、「役割」「誰に」「何を」「雰囲気」を具体的に伝えるのがコツです。以下の文章をコピーして、ChatGPTに貼り付けてみてください。
① 施設だよりの「時候の挨拶」を作る
毎月発行する施設だよりの冒頭文を作成するプロンプトです。
【プロンプト】
あなたは介護施設の広報担当者です。施設だより（〇月号）の冒頭に載せる「時候の挨拶」を作成してください。
ターゲット： 入居者様のご家族
季節感： 〇月らしい風景や花、気温の変化を含める
雰囲気： 温かく、安心感のある言葉遣い
文字数： 200文字程度
入れてほしい要素： 施設での入居者様の元気な様子
② ご家族への「行事のお知らせ」を作る
夏祭りやクリスマス会など、イベントの案内文を作成するプロンプトです。
【プロンプト】
介護施設で開催する「〇〇会」の案内文をご家族向けに作成してください。
行事名： 〇〇会
日時： 〇月〇日 〇時〜
趣旨： 入居者様に季節を感じていただき、笑顔になっていただくため
お願い： 参加の有無を〇日までにご返信いただきたい旨
雰囲気： 丁寧でありつつ、ワクワクするような楽しそうなトーン
より納得感のある文章にするための「ひと工夫」
ChatGPTが出した回答が「少し硬すぎるな」と感じたときは、追加でこう伝えてみてください。
「もっと柔らかい口調で書き直して」
「箇条書きにして分かりやすくして」
「ご家族の不安に寄り添う一言を付け加えて」
このように、対話するように調整していくことで、より現場の実情に即した、心のこもった文章に仕上がります。
介護現場でAIを使う際の「大切なルール」
便利なChatGPTですが、利用時には以下の2点に必ず注意してください。
個人情報は入力しない： 入居者様の本名、住所、特定の病名などは絶対に入力しないでください。「A様」「入居者様」といった一般名詞に置き換えましょう。
最後は「人の目」で確認： AIは時々、事実とは異なる情報を生成することがあります。誤字脱字がないか、施設のルールに反していないか、最後に必ず人間がチェックして「真心」を添えましょう。
ICTは「心の余裕」を生むためのツール
「文章をAIに頼るのは手抜きではないか？」と感じる方もいるかもしれません。しかし、講師のあやトロさんはこう言います。「ツールを使って事務作業を効率化することは、入居者様と向き合う『心のゆとり』を作るための前向きな選択です」と。
ChatGPTを上手に活用して、より豊かで温かい介護現場を目指していきましょう。
ご提示いただいた3つのケースは、いずれも介護現場で頻繁に発生し、かつ作成に神経を使う重要な文書ですね。
講師のあやトロさんのアドバイスに基づき、「ご家族の安心感」と「正確な情報伝達」を両立させ、事務作業時間を劇的に短縮するプロンプト例を作成しました。そのままコピーしてChatGPTに貼り付けてお使いいただけます。
プロンプト一例
① 夏祭りの参加案内と注意点
お祭りのワクワク感を伝えつつ、熱中症対策や感染症対策などの「守ってほしいルール」を角を立てずに伝えるプロンプトです。
【コピーして使えるプロンプト】
あなたは介護施設の行事委員です。ご家族向けに「夏祭り開催のお知らせ」を作成してください。
行事名： 納涼夏祭り
日時： 〇月〇日 14:00〜16:00
内容： 盆踊り、屋台（かき氷・たこ焼き）、職員による出し物
注意点：
- 熱中症対策のため、こまめな水分補給をお願いします。
- 感染症対策として、当日発熱がある方の参加は見合わせていただきます。
- 駐車場に限りがあるため、公共交通機関の利用を推奨します。
雰囲気： 賑やかで楽しそうなトーン。最後にご家族と一緒に過ごせることを楽しみにしている旨を添えてください。
形式： 挨拶文から始まり、詳細は箇条書きで分かりやすく。
② 感染症対策による面会制限の協力案内
心苦しいお願いだからこそ、誠実さと「入居者様の安全を守るため」という正当な理由をしっかり伝える必要があります。
【コピーして使えるプロンプト】
あなたは介護施設の施設長です。施設内での感染症（インフルエンザ等）流行に伴い、ご家族へ「面会制限」をお願いする案内文を作成してください。
現状： 近隣および施設内での感染者増加を受け、入居者様の安全を最優先に考えた判断であること。
制限内容： 〇月〇日から当面の間、直接面会を禁止。
代替案： LINEなどを使ったオンライン面会は事前予約制で受付可能。
雰囲気： 申し訳なさが伝わる丁寧な謝罪のトーン。しかし、入居者様の命を守るための毅然とした姿勢も持たせる。
文字数： 400文字程度。
③ 負担減額証（介護保険負担限度額認定証）の更新案内
行政手続きの案内は、専門用語が多くて分かりにくくなりがちです。ご家族が「何をいつまでにすればいいか」が一目で分かるように指示します。
【コピーして使えるプロンプト】
あなたは施設の事務担当者です。ご家族向けに「介護保険負担限度額認定証（負担減額証）」の更新手続きを促す案内文を作成してください。
概要： 毎年8月に更新が必要なこと。手続きが遅れると食費や居住費の減額が受けられなくなるリスク。原本が届いたら施設への提出をお願い。
必要書類： 市役所から届く申請書、通帳の写し（預貯金額の確認用）など。
期限： 〇月〇日までに、お住まいの市区町村へ提出が必要。
メッセージ： 「うっかり忘れ」を防ぎ、ご家族の経済的負担を増やさないための親切なリマインダーとして。
形式： 専門用語を避け、高齢のご家族でも理解できる平易な言葉で、実際に作成された文書の例示をすると良いです。
💡 あやトロ流・活用のアドバイス
これらのプロンプトを使う際、ChatGPTが作成した文章に「現場の具体的なエピソード」を一つ加えるだけで、一気に手作り感のある温かい文章になります。
（夏祭り）： 「昨年の夏祭りで皆様が見せてくださった笑顔が、今でも職員の励みになっています」
例（面会制限）： 「入居者様からも『早く会いたいね』というお声をいただいており、大変心苦しいのですが…」
事務作業をAIで効率化して浮いた時間で、ぜひ「その方にしか書けない一言」を添えてみてください。それが、ICTを活用しながら「温かいケア」を両立させるコツです。
