介護現場の「FAX印刷」をなくす3つのステップ｜無理のないICT化で業務負担を軽減する方法

「またFAXが届いている……」
バタバタと忙しいケアの合間に、複合機まで受信した紙を取りに行く。山積みの受信紙から自分宛てのものを探し出し、ダイレクトメール（DM）のチラシが混ざっていてため息をつく。
介護現場において、FAXは今なお欠かせない連絡手段です。しかし、すべての連絡を「紙」でやり取りし続けることは、現場のスタッフにとって大きな負担となっています。

「FAXを完全に廃止するのは難しい」と感じているなら、まずは「FAXの印刷」を止めることから始めてみませんか？今回は、現場の負担を最小限に抑えながら、着実に業務を効率化するスモールステップをご紹介します。

なぜ「FAXの印刷」が介護現場の負担になるのか？

「紙」でのFAX管理には、目に見えない多くのコストと労力が隠れています。

「確認」のための移動時間：事務所の隅にある複合機まで、一日に何度も往復していませんか？
情報の埋没：大量のチラシに紛れて、重要な指示書を見落とすリスクがあります。
検索性の低さ：「先週届いたはずの連絡」を探すために、過去の紙束をめくる時間はもったいないものです。
コストの発生：用紙代やトナー代、さらには紙を保管するためのスペースも必要です。

相手（医療機関や他事業所）がFAXを使っている以上、こちら側でコントロールできるのは「届いたFAXをどう処理するか」という点です。

【ステップ1】今の複合機で「パソコン保存」に切り替える

もっとも手軽で、コストをかけずに始められるのが、今ある複合機（コピー機）の設定変更です。

具体的な方法

多くのオフィス用複合機には、受信したFAXを印刷せず、指定のパソコンや共有フォルダー（サーバー）にPDFとして自動保存する機能が備わっています。

活用シーンとメリット

必要なものだけ印刷：

パソコンの画面で内容を確認し、どうしても紙が必要なものだけを選んで印刷します。これだけで、不要なDMを捨てる手間と紙代が大幅に削減されます。

自分の席で確認：

複合機まで行かなくても、手元のパソコンで「何が届いたか」が分かります。

【ステップ2】「クラウド型FAX」を導入して場所の制約をなくす

ステップ1をクリアしたら、次は「事務所のパソコンでしか見られない」という制限をなくしましょう。ここで役立つのが、MOVFAX（モバックス）などの「クラウド型FAXサービス」です。

具体的な方法

従来の電話回線ではなく、インターネット回線を通じてFAXを受信します。受信した内容は、メールのようにウェブサイト上で閲覧できます。

活用シーンとメリット

外出先・ケアの現場で確認：

訪問中のケアマネジャーや、施設内を移動しているリーダーが、スマートフォンやタブレットからすぐに内容をチェックできます。

自動整理：

相手先や日付ごとにデジタル保存されるため、後からの検索が驚くほど簡単になります。

【ステップ3】「デジタル共有」で情報の伝達漏れを防ぐ

最後のステップは、受信した情報をスタッフ間で共有する仕組み作りです。現場の文化に合わせて、最適な「共有の場」を選びましょう。

案A：共有フォルダー（Google ドライブ等）で保管する

受信したPDFを自動でクラウド上のフォルダーに保存します。「利用者ごと」「月ごと」に整理し、「過去の書類を後で見返したい」という現場に向いています。

案B：チャットツール（LINE WORKS等）で通知する

FAXが届いた瞬間にチャットへ通知を飛ばします。「タイムリーに、すぐに全員に知らせたい」という現場に最適です。

案C：介護ソフトの掲示板に取り込む

普段使っている記録ソフトの掲示板や書類管理機能にアップロードします。「使うツールを増やしたくない、記録と一緒に管理したい」という現場におすすめです。

あやトロ講師（タダカヨ）からのアドバイス

介護現場のICT化を成功させるコツは、「100点満点を目指さないこと」です。

「FAXを全廃して完全ペーパーレスに！」と意気込みすぎると、現場は混乱してしまいます。まずは『チラシの印刷を止める』といった小さな成功体験から始めてください。
共有方法も、チャットが馴染まないなら共有フォルダーからで大丈夫。『紙を取りに行く手間が減って楽になった』という実感が、次のステップへ進む勇気になります。ICTはツールに過ぎません。その先にある、『利用者様と向き合う時間を5分増やすこと』を、みんなで大切にしていきましょう。